Компаниям стоит не ждать отчетной кампании за год и уже сейчас проверить, все ли в порядке с «первичкой» и счетами-фактурами поставщиков. Ведь инспекторы и специалисты фондов доначисляют налоги и взносы, если из бумаг неясно, на что компания потратила деньги.

Претензии возможны не только из-за ошибок при оформлении документов, но и технических недочетов. Например, если поставщик или покупатель испортил сам бланк и лишился таких важных реквизитов, как дата, данные о покупке и ее стоимости и др. Мы выяснили, какие технические дефекты в документе сейчас опасны доначислениями и как обезопасить расходы и вычеты.

1. «Травмированный» документ

Чтобы подшить документы, сотрудники нередко пробивают их дыроколом. Из-за этого в «первичке» и счетах-фактурах пропадают нужные реквизиты. Например, дата, номер, ИНН и др. Иногда и сам контрагент изначально представляет бумаги без нужных данных. К примеру, когда при печати текст документа выходит за поля.

Если дефект в кассовом чеке, инспекторы не вправе отказать в вычете НДС. Подтверждают вычет не кассовым чеком, а счетом-фактурой (ст.169, п.1 ст.172 и ст.171 НК РФ). Также должны быть первичные документы, чтобы подтвердить факт приема товара на учет и что он предназначен для облагаемых НДС операций. В частности, накладная, товарно-транспортная накладная, договор поставки.

Когда «травмирован» счет-фактура или акт выполненных работ, компания может лишиться права на вычет и учет расходов. Правильно оформленный счет-фактура — одно из условий, чтобы принять НДС к вычету. Чтобы признать расходы при расчете налога на прибыль, их также нужно подтвердить правильно оформленными документами (п.1 ст.252 НК РФ). И одно из обязательных требований: чтобы первичные документы включали обязательные реквизиты — наименование документа, дату его составления, название компании, содержание операции, стоимость товара (работы, услуги), подписи лиц и т.д. (ч.2 ст.9 Федерального закона от 06.12.11 N 402-ФЗ). Когда их нет, инспекторы вправе заявить, что документ не подтверждает расходы.

Но расходы можно подтвердить даже дефектными документами. Главное, чтобы недочет не мешал идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, работ или услуг, их стоимость и другие важные реквизиты по операции. Подтверждает это письмо ФНС России от 12.02.15 N ГД-4-3/2104@. Когда в документе пропали или не полностью видны дата, стоимость, название компании, его можно принять к учету. Подтвердить недостающие данные могут другие документы. Например, договор, счет-фактура и др.

Как избежать проблем. Безопаснее не использовать при подшивке дырокол и хранить документы в отдельных файлах. Если документ невозможно восстановить, например, склеить по разрыву, чтобы были видны все обязательные цифры и реквизиты, запросите у контрагентов дубликаты бракованных документов.

Чтобы получить дубликаты, направьте контрагенту письмо. Попросите заново предоставить первичные документы. Если дефектными оказались банковские выписки, их можно запросить в банке или распечатать из системы «Клиент-Банк».

2. Выцветший документ

Кодекс требует хранить «первичку» в течение четырех лет (подп.8 п.1 ст.23 НК РФ). Срок считают с момента, когда компания учла расходы (письмо Минфина России от 12.02.16 N 03-03-06/1/7604). Закон о бухучете требует хранить документы не меньше пяти лет (ч.1 ст.29 Федерального закона от 06.12.11 N 402-ФЗ). Но при длительном хранении документы нередко выцветают. Например, кассовые чеки и слипы.

Расходы по выцветшей «первичке» инспекторы не признают. Аргументы, что с момента покупки и выдачи чека прошло много времени и он выцвел, на ревизоров не действуют. Отстоять затраты удается только в суде.

В подобных спорах судьи на стороне инспекторов. Подтвердить расходы должна компания. Если она предоставила выцветшие кассовые чеки, которые невозможно прочитать, инспекторы вправе снять расходы (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 30.07.13 N А67-2842/2012, оставлено в силе определением ВАС РФ от 28.11.13 N ВАС-16142/13). К аналогичному выводу судьи пришли и в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 20.04.10 N А28-9494/2009-258/11.

Инспекторы снимут расходы, если в документах не читаются подписи и печати. Например, в копии акта сверки взаимных расчетов. Представьте инспекторам подлинник акта сверки с контрагентом. Он подтвердит, что компания обоснованно списала дебиторскую задолженность в расходы (постановление ФАС Уральского округа от 01.02.13 N Ф09-150/13). Претензии инспекторы предъявляют и к копиям квитанций о приемке груза. Если они не читаемы и компания не представит ревизорам оригиналы документов, инспекторы снимут расходы. Поддерживают их в этом и судьи. Они считают, что копии не доказывают, что компания отгрузила продукцию контрагенту (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 21.05.10 N А29-2482/2009)

Как избежать проблем. Проверьте, на какой бумаге контрагент выставил «первичку». Если он оформил документы на термобумаге, безопаснее сразу же сделать с них ксерокопии.

Даже если на кассовом чеке выцветут чернила, подтвердить расходы компания сможет заверенными копиями чеков. Заверьте копии кассовых чеков подписью сотрудника и печатью (письма Минфина России от 17.09.08 N 03-03-07/22 и от 03.04.07 N 03-03-06/1/209).

3. Лишние данные в «первичке»

Минфин и ФНС разрешают включать в «первичку» дополнительную информацию. Например, адрес электронной почты, сайта и т.п. Но иногда контрагенты добавляют в первичные документы явно лишние сведения. Например, поздравления, рекламу, логотип. А могут и вовсе оформить «первичку» на черновиках.

Инспекторы не вправе отказать в вычете НДС, если в счете-фактуре, кроме обязательных реквизитов, есть дополнительные сведения. Например, номер прейскуранта и номенклатурный номер товара. Подтверждают это письма Минфина России от 27.11.13 N 03-07-09/51186, от 10.04.13 N 03-07-09/11863 и от 04.09.12 N 03-07-08/264, ФНС России от 18.07.12 N ЕД-4-3/11915 и от 25.03.13 N ЕД-4-3/5170.

Образец: Письмо контрагенту о замене дефектных документов

Кодекс не запрещает приводить дополнительную информацию в счете-фактуре (ст.169 НК РФ и постановление ФАС Поволжского округа от 07.06.08 N А55-14265/2007). Нет такого запрета и в постановлении Правительства РФ от 26.12.11 N 1137 (письма Минфина России от 16.06.14 N 03-07-09/28664, ФНС России от 26.01.12 N ЕД-4-3/1193 и от 21.10.13 N ММВ-20-3/96@).

Как избежать проблем. Если контрагент загрузил «первичку» и счет-фактуру дополнительными реквизитами, проверьте, чтобы они не мешали прочитать обязательные данные. Иначе безопаснее запросить у поставщика исправленные документы, в которых хорошо видны обязательные реквизиты. Это обезопасит от претензий на проверке.

Если контрагент предоставил «первичку» на черновиках, ее также безопаснее заменить. Попросите поставщика оформить бумаги на чистых листах. Инспекторы могут посчитать, что лишняя информация мешает идентифицировать необходимые данные и снять расходы. Либо заявить, что это не подлинник, а черновик документа.

4. Чека нет или он не полностью пропечатан

Сотрудники иногда прикладывают к авансовому отчету не полностью пропечатанный документ. Например, кассовый чек или слип. Инспекторы снимут расходы, если в чеке не видно первой цифры даты или обрезана цифра в стоимости. Такие документы не подтверждают расходы.

Нередки случаи, когда сотрудники приносят авансовые отчеты без чеков и слипов, так как банкомат их не выдал. Либо объясняют отсутствие «первички» тем, что потеряли чеки на расходы.

Как избежать проблем. Получите у сотрудника объяснительную записку. Проверьте, чтобы он написал, когда, у кого и на какую сумму он купил товар.

Запросите у поставщика документ, в котором он подтвердит дату и сумму покупки и уточнит реквизиты чека. Также сделайте запрос «платежному» агенту, чтобы он подтвердил дату и сумму покупки.

Автор: Ольга Савельева, налоговый консультант Источник: Российский налоговый курьер, N 1-2, 2017 год