Для оформления ежегодных отпусков обычно используются:

• график отпусков (можно использовать в качестве примера форму N Т-7).
• приказ о предоставлении отпуска (вы можете использовать в качестве примера формы N Т-6, N Т-6а. Форма N Т-6 заполняется на одного работника, форма N Т-6а — на группу работников);
• записка-расчет о предоставлении отпуска (по форме N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» — для коммерческих организаций, по форме N 0504425 — для бюджетных организаций).

Очередность ухода сотрудников в отпуск пропишите в графике отпусков. График обязателен как для организации, так и для сотрудников (ч.2 статьи 123 ТК РФ). Поскольку он относится к локальным нормативным актам, сотрудников нужно ознакомить с графиком отпусков под роспись. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Администрация организации может выбрать любой вариант по своему усмотрению.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (часть 3 статьи 123 ТК РФ). Сделать это можно, оформив уведомление или приказ об отпуске за две недели до его начала. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены. Причем во втором случае достаточно оформить только приказ. Уведомление составлять не нужно.

Следует отметить, что на практике достаточно часто предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска начинается с составления работником заявления на имя руководителя организации (работодателя), в котором указывает продолжительность, дату начала и окончания отпуска. При этом трудовое законодательство не предусматривает составления заявления о предоставлении отпуска. Кроме того, в силу нормы императивного характера статьи 123 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется на основе графика отпусков, который после его утверждения является обязательным как для работодателя, так и для работника.

Если в графике отпусков указан только месяц, то для выявления конкретной даты начала отпуска обязательно требуется написание работником заявления, проставление резолюции работодателя, что увеличит общее количество кадровых документов при оформлении отпуска.

В целом заявление является внутренним документом, составляемым в зависимости от принятого порядка оформления предоставления отпуска у конкретного работодателя.

Если сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в графике не указана точная дата начала отпуска, он должен написать заявление (в произвольной форме).

Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику является основанием для оформления следующих документов:

• вносится соответствующая запись в личную карточку (можно воспользоваться формой N Т-2 (в установленных случаях N Т-2 ГС (МС) или N Т-4);
• вносятся соответствующие сведения в Табель учета рабочего времени (формы N Т-12 или N Т-13);
• вносится соответствующая запись в лицевой счет (форма N Т-54 или N Т-54а);
• заполняется форма N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск;
• вносятся соответствующие записи в учетные формы (книгу (журнал) регистрации приказов по личному составу).

Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку. Один экземпляр приказа остается в отделе кадров, а другой передают в бухгалтерию. На его основании будут начислены отпускные.

С приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска работник знакомится под роспись, о чем свидетельствуют личная подпись работника и дата ознакомления, проставляемые в форме приказа. Печать на приказе (распоряжении) не ставится.

Работодатель по требованию работника согласно статье 62 ТК РФ обязан предоставить ему заверенную копию этого приказа (распоряжения).

Продление или перенос ежегодного оплачиваемого отпуска в порядке, предусмотренном трудовым законодательством, документально оформляется письменным заявлением работника, подтверждающим достижение согласия между работником и работодателем о переносе отпуска или необходимость продления отпуска, и соответствующим приказом (распоряжением) работодателя.

Оформление переноса отпуска

Утвержденную заранее дату отпуска можно перенести по договоренности между сотрудником и администрацией.

Если отпуск перенесли по инициативе сотрудника, основанием для переноса может быть, например, заявление сотрудника. На заявлении должны стоять разрешительная запись и подписи руководителя структурного подразделения (отдела, цеха и т. п.) и руководителя организации.

Если же инициатор переноса − администрация организации, то основанием для перенесения даты отпуска может быть соответствующее распоряжение руководителя. При этом сотрудник должен быть ознакомлен с распоряжением и согласен с ним.

При перенесении даты отпуска не нужно оформлять дополнительный приказ на утверждение графика отпусков в новой редакции. Внести корректировки в график позволяет сама форма этого документа (внесением сведений в графы 8 и 9 формы N Т-7, если вы решите ее использовать).

Документальное оформление отзыва работника из отпуска по инициативе работодателя предполагает составление приказа (распоряжения) работодателя, в котором указываются основание отзыва и время, когда работнику будет предоставлена неиспользованная часть отпуска.

Если работник согласен выйти на работу досрочно, в целях предотвращения недоразумений рекомендуем получить письменное согласие работника. Отметим, что законодательством не предусмотрена форма такого согласия, даже приблизительная, поэтому оно составляется в произвольной форме (например, заявление о согласии на отзыв из отпуска).

При разделении отпуска на части соглашение между работником и работодателем может быть оформлено заявлением работника о согласии (просьбе) на разделение ежегодного оплачиваемого отпуска, при этом трудовое законодательство не запрещает составление самостоятельного документа — соглашения. Работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение) о предоставлении работнику части отпуска. В график отпусков вносятся необходимые изменения.

В настоящее время отсутствуют законодательно установленные унифицированные формы приказов о переносе, продлении отпуска, разделении его на части, поэтому они составляются в произвольной форме.

Данные приказы являются основанием для внесения соответствующих изменений в график отпусков и расчета оплаты отпускных.

По общему правилу отпускные нужно выплатить работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска. Так сказано в статье 136 Трудового кодекса РФ. А вот какие дни тут имеются в виду − рабочие или календарные, эта статья Кодекса не поясняет. Специалисты Роструда считают, что речь в данном случае идет о календарных днях (письмо Роструда от 21 декабря 2011 года N 3707-6-1).

Обратите внимание: на основании статьи 127 ТК РФ работник может реализовать право на отпуск при увольнении. Свою просьбу работник фиксирует в соответствующем заявлении. Однако окончательное решение остается за работодателем.