Кодекс-info

С 1 сентября трудовые книжки ведем по-новому

С 1 сентября 2021 года вступил в силу приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, которым утверждены:

— форма трудовой книжки и форма вкладыша к ней;

— порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Работодатель (кроме физических лиц, не являющихся ИП) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является основной).

Порядком ведения и хранения трудовых книжек определены:

— правила ведения и хранения трудовых книжек;

— выдача дубликата трудовой книжки;

— выдача трудовой книжки при увольнении или при подаче заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Важные правила:

• по желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку (если она направлена по почте заказным письмом с уведомлением);

• в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе;

• правила заполнения сведений о работнике, работе, о награждении, устанавливают особенности заполнения дубликата трудовой книжки, порядок выдачи, а также учет и их хранение;

• работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний рабочий день или в день увольнения. Если в день увольнения работника выдать трудовую невозможно, работодатель направляет сотруднику уведомление о необходимости явиться за ней или дать согласие на ее отправление по почте. Отправка трудовой книжки возможна только с согласия сотрудника. С момента отправки работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки;

• отдельный пункт Порядка посвящен урегулированию вопроса массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.

Также с 1 сентября 2021 года вступило в силу постановление Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250. Установлено, что с 1 января 2023 года в России начнут использоваться трудовые книжки нового образца. При этом работники могут продолжать пользоваться прежними трудовыми. То же касается бланков и вкладышей старого образца, которые хранятся у работодателей, — они также действительны.

Определять порядок изготовления новых трудовых книжек будет Минфин. Он же займётся решением вопросов, связанных с обеспечением работодателей документами нового образца.

С прошлого года работникам предоставлено право выбрать между бумажной и электронной трудовыми книжками. А с 2021 года появилась возможность включать в электронный документ записи о местах работы за весь трудовой стаж. Те, кто принял решение перейти на новый формат, могут ознакомиться с электронной трудовой книжкой в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда.

Правильно оформленные сотрудники, а также верное заполнение, ведение и хранение документации — показатель эффективного выполнения рабочих задач. Неправильное ведение и хранение трудовой книжки может повлечь за собой:

— штраф вплоть до 200 000 рублей (ст. 325 УК РФ);

— лишение свободы от 2 до 5 лет (ст. 140 УК РФ);

— штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев (ст. 325 УК РФ).

Узнайте всё о правильном ведении трудовой книжки в гиде профессиональной справочной системы «Помощник Юриста: Профессионал».