Кодекс-info

Как обмениваться электронными счетами-фактурами в 2023 году

Минфин России продолжает совершенствовать порядок и правила обмена документами для целей НДС. Согласно приказу Минфина России от 12.01.2023 № 3н с 1 июля 2023 года операторы ЭДО могут подписывать документы, например электронные счета-фактуры (ЭСФ), автоматически созданной электронной подписью, а не электронной подписью уполномоченного лица.

Поправки не влияют на деятельность остальных участников ЭДО, однако упрощают работу с технологическими документами и защищают подписи сотрудников от компрометации.

ЭСФ упрощают и ускоряют взаимодействие с контрагентами, а также помогают избежать отказа в вычете «входного» НДС. Однако процедура перехода на использование ЭСФ в рамках ЭДО кажется трудоемкой за счет большого количества требований.

Подробнее о том, как правильно перейти на ЭСФ, пользоваться УКЭП и соблюдать порядок ЭДО, в этой статье.

Порядок перехода на электронные счета-фактуры

В большинстве случаев счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки. Для этого необходимо:

— согласовать с контрагентами возможность обмена электронными счетами-фактурами, предварительно проверив наличие у сторон технических возможностей;

— получить квалифицированную электронно-цифровую подпись в ФНС или у одного из доверенных лиц ФНС, перечень которых есть на официальном сайте налоговой;

— заключить договор с одним из операторов электронного документооборота.

Специальных требований к порядку оформления согласия между контрагентами сторон обмениваться ЭСФ не установлено. Может быть достаточно и того, что одна сторона направила ЭСФ (без необходимости дублировать документ на бумажном носителе), а другая сторона его без возражений приняла.

При этом наличие между сторонами сделки соглашения об ЭДО в части счетов-фактур не препятствует их выставлению на бумажном носителе.

Требования к составлению электронного счета-фактуры

Под термином НК РФ «счет-фактура в электронной форме» можно понимать только документ, который соответствует следующим параметрам:

— документ составлен по формату, утвержденному ФНС России;

— файл имеет формат XML;

— файл передается по ТКС через оператора ЭДО;

— документ подписан УКЭП руководителя или иного уполномоченного лица.

Это следует из совокупности норм п.1, п.6 и п.9 ст.169 НК РФ и приказов Минфина и ФНС России.

Подписание электронного счета-фактуры

Электронный счет-фактура должен быть подписан усиленной квалификационной электронной подписью (УКЭП) руководителя или иного уполномоченного лица.

В настоящее время квалифицированный сертификат ЭП для юридических лиц выдает только удостоверяющий центр ФНС. Получить ЭП в ФНС можно бесплатно.

Источник:
www.nalog.ru

ФНС планирует к 2024 году перевести весь бизнес на электронный документооборот. В связи с этим происходят изменения в алгоритме оформления первичной документации и выставления счетов-фактур.

Рекомендуем ознакомиться со справочным материалом «Счет-фактура. Корректировочный счет-фактура», в котором вы узнаете:

— общий порядок оформления электронных счетов-фактур;

— разъяснения официальных органов по вопросам оформления, заполнения и устранения ошибок в счетах-фактурах, в том числе электронных;

— порядок применения универсальных передаточных документов вместо счетов-фактур.

Вам всегда доступны образцы и формы соответствующих документов с возможностью для скачивания и заполнения. Составленные согласно последним нормативным требованиям, они сэкономят ваше время и позволят быть уверенным в правильности подаваемых документов.