Работник может привлекаться к выполнению своих трудовых функций, как до начала рабочего дня (смены), так и после окончания рабочего дня (смены).

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 Трудового кодекса РФ).

Продолжительность работы в дневное время в табеле учета рабочего времени отмечается буквенным кодом «Я» (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Для отражения работы в режиме ненормированного рабочего дня буквенного кода в табеле не предусмотрено. Однако это не означает, что данное время не должно учитываться работодателем.

Работодатель может:

• фиксировать время ненормированной работы буквенным кодом «Я»

или

• ввести в табель дополнительный код для отображения времени ненормированной работы (например, буквенный код «ЯН»).

Рассмотрим на примере.

Работник, которому установлен ненормированный рабочий день, отработал 8 часов с 8.00 до 17.00 (обед один час) и по распоряжению работодателя задержался после работы на 2 часа.

Если используется буквенный код «Я», в табеле проставляется отметка «Я/10», где 10 — это общее количество отработанных работником часов в этот день (8+2).

Если используется буквенный код, введенный работодателем, например «ЯН», в табеле проставляется отметка «Я/8, ЯН/2», где 8 — это продолжительность обычной работы, а 2 — продолжительность ненормированной работы.

В системе «Помощник кадровика: Эксперт» содержится справочный материал «Ненормированный рабочий день».

При этом законодательство не позволяет уволить сотрудника без выплаты компенсации, если у сотрудника есть неиспользованный отпуск ко дню увольнения (ст. 127 Трудового кодекса РФ).

Также законодательство не предусматривает возможности сохранения права работника на неиспользованный отпуск у другого работодателя.

Работодатель, который увольняет работника, обязан выплатить компенсацию, если у работника есть неиспользованные дни отпуска ко дню увольнения. У нового работодателя отпускной период работника начнется заново.

За невыплату денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении предусмотрена ответственность.

Подробнее см. Таблицу штрафов за нарушение трудового законодательства.

В системе «Помощник кадровика: Эксперт» содержится справочный материал «Выплаты при увольнении».

Работник, в свою очередь, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в СФР вернуть ее работодателю (ст. 62 Трудового кодекса РФ).

Если работник потерял выданную ему трудовую книжку, то он обязан написать работодателю заявление на выдачу дубликата (пп. 27 — 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

На основании данного заявления работодатель обязан оформить работнику дубликат трудовой книжки.

В системе «Помощник кадровика: Эксперт» содержится справочный материал «Порядок заполнения трудовой книжки, вкладыша к ней и ее дубликата».

Продолжительность рабочего времени учащихся образовательных учреждений в возрасте до 18 лет, работающих в течение учебного года в свободное от учебы время, не может превышать половины вышеуказанной нормы в день (ст. 92, ст. 94 Трудового кодекса РФ).

Иными словами, в течение учебного года работник в возрасте 17 лет может работать не более 17,5 часов в неделю и не более 4 часов в день.

Соответственно, в свободное от учебы время работник в возрасте 17 лет может работать не более 35 часов в неделю и не более 7 часов в день.

Таким образом, 17-летним работникам в летний период (то есть не в период учебного года) можно установить 7-часовой рабочий день.

В системе «Помощник кадровика: Эксперт» содержатся:

• справка «Труд несовершеннолетних»;
• Гид. Действия работодателя при изменении статуса работника;
• консультация «По какой профессии можно принять на работу несовершеннолетних школьников».

Пример

Сотрудник ушел в оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней с 22.04.2024.

01.05.2024 и 09.05.2024 — нерабочие праздничные дни. В число календарных дней оплачиваемого отпуска они не включаются, отпуск должен быть продлен на эти два дня.

28.04.2024, 29.04.2024, 30.04.2024 (воскресенье, понедельник и вторник), а также 04.05.2024 и 05.05.2024 (суббота и воскресенье) — это выходные дни. Включите их в число календарных дней оплачиваемого отпуска.

Продолжительность отпуска — с 22.04.2024 по 08.05.2024 (включительно).

Сотрудник должен выйти на работу 13.05.2024 (при условии, что ему установлена пятидневная рабочая неделя с выходными в субботу и воскресенье).

Если оплачиваемый отпуск не был своевременно продлен на нерабочие праздничные дни, то за работником сохраняется право на их использование в дальнейшем.

Обратите внимание! Нерабочие праздничные дни включаются в число календарных дней отпуска без сохранения заработной платы.

Пример

Сотрудник ушел в отпуск без сохранения заработной платы на 14 календарных дней с 29.04.2024.

Продолжительность отпуска — с 29.04.2024 по 12.05.2024 (включительно).

01.05.2024 и 09.05.2024 нужно включить в число календарных дней отпуска без сохранения заработной платы.

Сотрудник должен выйти на работу 13.05.2024 (при условии, что ему установлена пятидневная рабочая неделя с выходными в субботу и воскресенье).

В системе «Помощник кадровика: Эксперт» содержится справка «Рабочий год для предоставления отпуска».

Алгоритм установления неполного рабочего времени по просьбе работника для ухода за больным членом семьи:

1) работник представляет работодателю:

— заявление об установлении ему неполного рабочего времени (неполного рабочего дня и (или) неполной рабочей недели);

— документы, подтверждающие болезнь члена семьи (справка, медицинское заключение и т.д.)

Работодатель не вправе отказать работнику, осуществляющему уход за больным членом семьи, в установлении ему неполного рабочего времени;

2) оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении режима рабочего времени;

3) оформляется приказ об изменении режима рабочего времени;

4) производится отметка в табеле учета рабочего времени о работе в режиме неполного рабочего времени;

5) в СФР передаются сведения по форме ЕФС-1 о работе в режиме неполного рабочего времени.

В системе «Помощник кадровика: Эксперт» содержатся справки «Неполный рабочий день (неполная рабочая неделя)», «Оформление и учет рабочего времени».

Обратите внимание, что данная норма распространяется только на государственные организации. При этом за гражданином сохраняется только право на возвращение в организацию, где он работал до армии, а не его рабочее место.

За работниками организаций иных форм собственности на период службы в армии не сохраняется право на поступление на работу в ту же организацию и не сохраняется рабочее место.

Законодательством РФ также не предусмотрено предоставление отпуска без сохранения заработной платы на период службы в армии.

В то же время работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем (ст. 128 Трудового кодекса РФ).

Это означает, что работодатель может (но не обязан) на период службы в армии оформить работнику отпуск без сохранения заработной платы (т. е. сохранить за ним место работы (должность)).

О сохранении рабочих мест за мобилизованными сотрудниками см. «Частичная мобилизация: кадровые аспекты».

В системе «Помощник кадровика: Эксперт» содержатся консультации:

• «Сохранение рабочего места в связи с призывом в армию»;
• «Возвращение на работу сотрудника, отслужившего в армии»;
• «Восстановление на работе по окончании службы в армии».

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

По письменному обращению работника, не получившего бумажную трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника (ст. 84.1 Трудового кодекса РФ).

Рекомендуем направлять в адрес работника телеграмму или письмо с описью вложения и уведомлением о вручении (п. 9 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Приказом Минцифры России от 17.04.2023 № 382).

Бумажные трудовые книжки хранятся в организации до востребования, а невостребованные (законченные делопроизводством после 01.01.2003) — 50 лет (п. 449 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Таким образом, если работодатель направил бывшему работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, но ответа от работника не получено, то работодатель обязан хранить трудовую книжку согласно установленным срокам.

Также работодатель должен хранить письмо с уведомлением, которое было направлено бывшему работнику, но вернулось, не попав к адресату. Оно будет являться доказательством того, что работодатель выполнил свою обязанность по направлению уведомления работнику в соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ.

В системе «Помощник кадровика: Эксперт» содержатся справки «Учет и хранение трудовых книжек», «Увольнение работника», «Сроки хранения кадровых документов».

Обоснование

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 Трудового кодекса РФ).

В январе нерабочими праздничными днями являются (ст. 112 Трудового кодекса РФ):

• 1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января — новогодние каникулы;
• 7 января — Рождество Христово.

Поэтому период с 1 января по 8 января включительно (8 календарных дней) в число календарных дней оплачиваемого отпуска не включается.

Если работнику предоставляется неоплачиваемый отпуск, то период с 1 января по 8 января включительно (8 календарных дней) в число календарных дней неоплачиваемого отпуска включается.

Пример 1.

Сотрудник работает по 5-дневной рабочей неделе с выходными в субботу и воскресенье.

Сотрудник уходит в ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней с 25.12.2023.

Нерабочими праздничными днями являются 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 и 8 января, которые не включаются в число календарных дней оплачиваемого отпуска.

Следовательно, в ежегодном основном оплачиваемом отпуске сотрудник будет находиться с 25.12.2023 по 15.01.2024 (14 календарных дней ежегодного основного оплачиваемого отпуска).

Последним днем отпуска будет 15.01.2024.

На работу сотрудник должен выйти в ближайший для него (работника) рабочий день согласно его режиму рабочего времени, т. е. 16.01.2024.

Пример 2.

Сотрудник работает по 5-дневной рабочей неделе с выходными в субботу и воскресенье.

Сотрудник уходит в отпуск без сохранения заработной платы на 14 календарных дней с 25.12.2023.

В число календарных дней отпуска без сохранения заработной платы включаются все дни (в том числе нерабочие праздничные дни) без исключений.

Следовательно, в отпуске без сохранения заработной платы сотрудник будет находиться с 25.12.2023 по 07.01.2024 (14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы).

На работу сотрудник должен выйти в ближайший для него (работника) рабочий день согласно его режиму рабочего времени, т. е. 09.01.2024.

В системе «Помощник кадровика: Эксперт» содержится справка «Рабочий год для предоставления отпуска».

Таким образом, заключение коллективного договора не носит обязательного характера, это право (а не обязанность) работников и работодателя (ст. 21, ст. 22 Трудового кодекса РФ).

Однако если работники или работодатель (или их представители) проявили инициативу по ведению и заключению коллективных переговоров, то другая сторона обязана вступить в переговоры (ст. 36 Трудового кодекса РФ).

Представители сторон, уклоняющиеся от участия в коллективных переговорах по заключению, изменению коллективного договора или неправомерно отказавшиеся от подписания согласованного коллективного договора, подвергаются штрафу (ст. 54 Трудового кодекса РФ, ст. 5.28–5.34 КоАП РФ).

В системе «Помощник кадровика: Эксперт» содержатся справки:

• «Коллективный договор организации».
• «Защита прав работников профсоюзами. Коллективные трудовые споры».
• «Локальные акты организации».
• Гид. Локальные акты и кадровый документооборот.
• Таблица штрафов за нарушение трудового законодательства.

С 1 сентября 2021 года действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. В этом документе не упоминается обязанность работодателя вести личные карточки работников.

С 8 января 2022 года вступил в силу Приказ Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700, который утвердил новую Инструкцию об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета в организациях (далее — Инструкция).

С этой даты воинский учет призывников и военнообязанных в организациях осуществляется по карточкам граждан, подлежащих воинскому учету в организации по форме № 10, приведенной в Приложении № 22 к Инструкции, а не в личных карточках.

Таким образом, работодатель вправе отказаться от ведения личных карточек и не обязан оформлять и вести личные карточки как на вновь принятых работников, так и на уже трудящихся.

Если же работодатель примет решение вести личные карточки работников, то следует учесть, что форма № Т-2, приведенная в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, может быть использована только в качестве примерной (необязательной) по содержанию реквизитов, расположению граф и т. д.

Формы первичных учетных документов (в том числе форму личной карточки) утверждает руководитель организации. При этом форма должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа (ст. 2, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В системе «Помощник кадровика: Эксперт» содержится справка «Личная карточка работника».

Требования к образованию для занятия той или иной должности (для выполнения той или иной работы) содержатся в квалификационных справочниках (ЕТКС, ЕКС) или в профессиональных стандартах.

Если работник не имеет специальной подготовки, уровня образования или стажа работы, установленных требованиями к квалификации, но обладает достаточным практическим опытом и выполняет качественно и в полном объеме возложенные на него обязанности, то по рекомендации аттестационной комиссии в порядке исключения он может быть назначен на соответствующую должность (допущен к работе) так же, как и работник, имеющий специальную подготовку, образование и стаж работы (п. 10 Общих положений Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37).

Учитывая, что целью аттестации является решение вопроса о возможности кандидата выполнять трудовые обязанности, полагаем, аттестация должна быть проведена до фактического допуска сотрудника к работе.

С работником может быть заключен трудовой договор, после чего может быть проведена его аттестация. По результатам аттестации комиссия принимает решение о возможности допуска сотрудника к работе.

Обратите внимание, что дата заключения трудового договора и дата начала работы могут не совпадать (ст. 57 Трудового кодекса РФ).

Порядок проведения аттестации регулируется локальным актом организации (ст. 8 Трудового кодекса РФ).

Состав аттестационной комиссии определяется приказом руководителя организации самостоятельно.

Как правило, в состав аттестационной комиссии включаются руководитель (или заместитель руководителя) организации, руководители функциональных структурных подразделений, высококвалифицированные специалисты, а в случае необходимости — приглашенные научные эксперты, независимые эксперты.

Аналогичные действия необходимо провести в отношении уже работающего сотрудника, которого работодатель хочет перевести на другую должность. Ему необходимо провести аттестацию до оформления перевода.

В системе «Помощник кадровика: Эксперт» содержится справка «Аттестация работников».

При введении суммированного учета рабочего времени график работы должен быть составлен таким образом, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период имела минимальные отклонения от нормы рабочих часов (ст. 104 Трудового кодекса РФ).

Если фактически отработанное время сотрудника за квартал превышает нормальное число рабочих часов за этот период (т. е. если возникает переработка), то оно считается сверхурочным (ст. 99 Трудового кодекса РФ).

Подсчет сверхурочных часов ведется по окончании учетного периода, в данном случае — по окончании каждого квартала (ст. 99 Трудового кодекса РФ).

Обратите внимание на то, что:

• продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 120 часов в год (ст. 99 Трудового кодекса РФ);
• статьей 99 Трудового кодекса РФ установлен перечень случаев, в которых привлечение работника к сверхурочной работе допускается только с его письменного согласия;
• существуют определенные категории работников, у которых есть право отказаться от сверхурочной работы (ст. 99 Трудового кодекса РФ).

За привлечение к сверхурочной работе работникам предоставляются следующие гарантии и компенсации (ст. 152 Трудового кодекса РФ):

• повышенная оплата сверхурочной работы (за первые два часа работы — не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере);

или

• дополнительное время отдыха (не менее времени, отработанного сверхурочно).

При этом сотрудник самостоятельно выбирает вид компенсации за сверхурочную работу: это либо повышенная плата за сверхурочную работу либо дополнительное время отдыха (ст. 152 Трудового кодекса РФ).

В случае если работник в качестве компенсации за привлечение к сверхурочной работе предпочел дополнительное время отдыха, то предоставленное дополнительное время отдыха по желанию работника не может быть менее времени, отработанного сверхурочно (ст. 152 Трудового кодекса РФ).

Например, если отработано сверхурочно («переработка» по итогам учетного периода) 4 часа, то дополнительное время отдыха должно быть 4 часа или более, если повышенный размер компенсации установлен локальными нормативными актами организации (ст. 8 Трудового кодекса РФ).

С более подробной информацией по вопросу вы можете ознакомиться в системе «Помощник кадровика: Эксперт» — в справочных материалах «Суммированный учет рабочего времени» и «Сверхурочная работа».

Остались вопросы по суммированному учету рабочего времени?
Пользователи системы «Помощник кадровика: Эксперт» могут в любое время обратиться за консультацией в Службу поддержки пользователей.
Экспертный ответ, подкрепленный ссылками на законодательство, предоставляется в кратчайшие сроки.

В тексте трудового договора указываются (ст. 57 Трудового кодекса РФ):

• дата заключения трудового договора;
• дата начала работы.

На сегодняшний день работодателю необходимо оформить трудовые договоры со всеми работниками организации, в том числе и с работниками, которые были приняты на работу в 1998–1999 гг.

В трудовом договоре указываются все обязательные сведения и условия, предусмотренные ст. 57 Трудового кодекса РФ.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (ст. 67 Трудового кодекса РФ)

Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

В тексте трудовых договоров с работниками необходимо указать:

• дату заключения трудового договора (указывается фактическая дата подписания трудового договора, например 18.07.2023);
• дату начала работы (указывается фактическая дата, когда работник приступил к работе, например 05.02.1998).

В системе «Помощник кадровика: Эксперт» содержится «Гид. Пробелы в трудовом праве и исправление ошибок в кадровых документах».

Остались вопросы по заключению трудовых договоров?
Пользователи системы «Помощник кадровика: Эксперт» могут в любое время обратиться за консультацией в Службу поддержки пользователей.
Экспертный ответ, подкрепленный ссылками на законодательство, предоставляется в кратчайшие сроки.

Филиал — это не юридическое лицо, а структурное подразделение организации — юридического лица.

При заключении трудового договора с работником в тексте трудового договора указывается наименование работодателя (ст. 57 Трудового кодекса РФ).

Работодатель — это юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (ст. 20 Трудового кодекса РФ).

При заключении трудового договора с работником в тексте трудового договора указывается обязательное условие о месте работы (ст. 57 Трудового кодекса РФ).

В случае когда работник принимается для работы в филиале, расположенном в другой местности, место работы указывается с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

Перевод на другую работу — это постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем (ст. 72.1 Трудового кодекса РФ).

Следовательно, в описываемой ситуации оформляется перевод работника внутри организации. Увольнять работника для перевода в другой филиал нет необходимости.

Перевод на другую работу допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей ст. 72.2 Трудового кодекса РФ (ст. 72, ст. 72.1 Трудового кодекса РФ).

Алгоритм оформления перевода работника

1. Предложение вакантной работы, должности (либо заявление работника о желании перевестись).
2. Письменное соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора (о переводе).
3. Приказ о переводе (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).
4. Отметка в личной карточке (если работодатель не отказался от ее ведения) (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
5. Запись в бумажной трудовой книжке (при ее наличии).
6. Передача в СФР сведений о переводе по форме ЕФС-1.

Дополнительно сообщаем, что требования к организации делопроизводства, порядку оформления, ведения, регистрации хранения и учета документов (в том числе кадровых), образующихся в процессе деятельности организации, устанавливаются локальным актом организации, например инструкцией по ведению делопроизводства.

Порядок передачи документов между структурными подразделениями организации, порядок передачи документов из филиала в головную организацию также регулируются локальным актом организации.

С более подробной информацией по вопросу можно ознакомиться в системе «Помощник кадровика: Эксперт», в справочных материалах «Изменение условий трудового договора», «Инструкция по делопроизводству организации».

Остались вопросы по переводу работников?
Пользователи системы «Помощник кадровика: Эксперт» могут в любое время обратиться за консультацией в Службу поддержки пользователей.

Экспертный ответ, подкрепленный ссылками на законодательство, предоставляется в кратчайшие сроки.

Обоснование

В трудовом договоре указываются условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, размер доплаты, размер надбавки и поощрительные выплаты) (ст. 57 Трудового кодекса РФ).

Также в трудовом договоре указываются (ст. 57 Трудового кодекса РФ, ст. 282 Трудового кодекса РФ):

• режим рабочего времени и времени отдыха;
• условие о том, что работа является совместительством.

Оплата труда лиц, работающих по совместительству, производится пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки либо на других условиях, определенных трудовым договором (ст. 285 Трудового кодекса РФ).

При установлении лицам, работающим по совместительству с повременной оплатой труда, нормированных заданий оплата труда производится по конечным результатам за фактически выполненный объем работ (ст. 285 Трудового кодекса РФ).

Ни ст. 284, ни ст. 282, ни ст. 57 Трудового кодекса РФ не предусматривают каких-либо особенностей при составлении трудового договора с совместителем в части указания условия оплаты труда.

Следовательно, условия оплаты труда в трудовом договоре с совместителем должны указываться по общим правилам: оклад указывается полностью, а фактическая оплата производится пропорционально отработанному времени.

Приведем пример. Полный оклад по должности составляет 20 000 рублей. В трудовом договоре с совместителем указываются следующие условия:

• работа является совместительством,
• оплата труда производится пропорционально отработанному времени;
• оклад при 40-часовой рабочей неделе — 20 000 рублей (размер оклада указывается полностью);
• режим рабочего времени (продолжительность рабочей недели, продолжительность ежедневной работы (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, чередование рабочих и нерабочих дней и т. д.).

В табеле учета рабочего времени ведется учет времени, фактически отработанного и (или) не отработанного совместителем (не более 4 часов в день).

Учитывая, что норма рабочего времени совместителя составляет половину рабочих часов, то его заработная плата за месяц составит 10 000 рублей.

С более подробной информацией по вопросу можно ознакомиться в системе «Помощник кадровика: Эксперт»:

— в справочном материале «Работа по совместительству»;

— в консультациях:

• «Оформление трудового договора при принятии на работу на 0,5 ставки»;
• «Указание тарифной ставки в трудовом договоре»;
• «Оплата труда совместителя ведется пропорционально отработанному времени»;
• «Оплата труда совместителя».

Возникли вопросы по приему на работу совместителя?
Пользователи системы «Помощник кадровика: Эксперт» могут в любое время обратиться за консультацией в Службу поддержки пользователей.
Экспертный ответ, подкрепленный ссылками на законодательство, будет предоставлен в кратчайшие сроки.

По соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года (ст. 72.2 Трудового кодекса РФ).

В случае когда временный перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы (должность), сотрудник может быть временно переведен до выхода основного работника на работу (ст. 72.2 Трудового кодекса РФ).

В период временного перевода сотрудник временно исполняет обязанности по должности, которую он временно занимает.

Из обращения можно сделать вывод о том, что начальник службы временно исполняет обязанности на должности коммерческого директора, то есть временно переведен на должность коммерческого директора.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе (ст. 66 Трудового кодекса РФ).

Таким образом, временный перевод начальника службы на должность коммерческого директора (временное исполнение обязанностей) не должен быть отражен в бумажной трудовой книжке.

В Социальный фонд РФ сведения о временном переводе также не передаются.

При этом если временный перевод станет постоянным, то в трудовую книжку будет необходимо внести следующую запись (п. 10 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н):

• в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи;
• в графе 2 ставится дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом;
• в графе 3 указывается наименование структурного подразделения организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;
• в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе.

Например, начальник службы временно переведен на должность коммерческого директора (временно исполняет обязанности) с 18.04.2023. В трудовую книжку запись о временном переводе не вносится.

05.06.2023 работодатель принимает решение о том, что временный перевод начальника службы на должность коммерческого директора должен стать постоянным.

В трудовую книжку вносится запись:

В форме ЕФС-1 необходимо отразить следующие сведения (Письмо СФР от 04.10.2021 № ЕК-08-24/22639, Порядок заполнения единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)», утвержденный Постановлением Правления СФР от 31.10.2022 № 245п):

• в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» — дату фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом;
• в графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» — кадровое мероприятие «Перевод»;
• в графе 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» — наименование новой должности (специальности, профессии) с указанием структурного подразделения, если условие о подразделении включено в соглашение сторон;
• в графах 8, 9, 10 блока «Основание» — реквизиты приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен, и приказа, на основании которого работник переведен на постоянной основе.

С более подробной информацией по вопросу можно ознакомиться в системе «Помощник кадровика: Эксперт» в справочных материалах «Порядок заполнения трудовой книжки, вкладыша к ней и ее дубликата», «Способы замены временно отсутствующего работника».

Возникли вопросы по заполнению бумажных и электронных трудовых книжек?
Пользователи системы «Помощник кадровика: Эксперт» могут в любое время обратиться за консультацией в Службу поддержки пользователей.
Экспертный ответ, подкрепленный ссылками на законодательство, будет предоставлен в кратчайшие сроки.

Согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» работодатель выдает копии тех документов, которые касаются прав и законных интересов обратившихся к нему граждан (работников).

Перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать работнику, приведенный в ст. 62 Трудового кодекса РФ, является открытым.

Единственным условием для ограничения такого перечня является указание на то, что документы должны быть связаны с работой данного работника (Письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1 «О выдаче работнику копий документов, связанных с работой»).

Таким образом, работодатель не вправе отказать в выдаче копий документов, связанных с работой.

Работнику необходимо выдать копии положения об оплате труда, положения о стимулирующих выплатах в части, которая связана с его работой и касается его прав и законных интересов.

В системе «Помощник кадровика: Эксперт» содержится справка «Локальные акты организации» и «Гид. Локальные акты и кадровый документооборот».

При ответе на вопрос были учтены нормы Постановления Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20, Решения Верховного суда Российской Федерации от 15.04.2004 № ГКПИ04-481.

С более подробной информацией по вопросу можно ознакомиться в системе «Помощник кадровика: Эксперт» в справочных материалах «Работа с вредными или опасными условиями труда», «Рабочий год для предоставления отпуска», а также в консультациях:

• Ежегодный отпуск авансом.
• Как составить график отпусков, если у сотрудника отпуск использован авансом.
• Предоставление отпуска работнику по его просьбе авансом.
• Отпуск может быть предоставлен в полном объеме до полной отработки рабочего года (авансом).

Обоснование

Работодатель может быть инициатором изменения любых условий трудового договора, кроме изменения трудовой функции работника (ст. 74 Трудового кодекса РФ).

Трудовая функция — это наименование должности, которую занимает работник (ст. 57 Трудового кодекса РФ).

Также в понятие трудовой функции входит набор трудовых обязанностей по должности.

При принятии решения о переименовании должности работодатель становится инициатором изменения трудовой функции работника.

Следовательно, если работник не согласен с изменением своей трудовой функции (с переименованием должности), то основание увольнения по п. 7 части первой ст. 77 Трудового кодекса РФ применять нельзя.

Изменить трудовую функцию работника можно только при его добровольном согласии, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей ст. 72.2 Трудового кодекса РФ (ст. 72, ст. 72.1 Трудового кодекса РФ).

При переименовании должности необходимо оформлять перевод работника (ст. 72.1 Трудового кодекса РФ).

Фактически при переименовании должности происходит вывод из штатного расписания одной должности (т. е. фактически происходит сокращение этой должности) и введение в него другой должности.

Если работник не согласен на перевод на новую должность, введенную в штатное расписание, то он подлежит сокращению, т. е. увольнению по п. 2 части первой ст. 81 Трудового кодекса РФ.

Алгоритм действий работодателя при переименовании должности:

1. Внести и утвердить изменения в штатное расписание, издав приказ о внесении изменений в штатное расписание, согласно которому одна должность будет выведена из штатного расписания, а вместо нее включена другая должность (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»);
2. Уведомить о сокращении профсоюз (при его наличии) не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующего мероприятия (ст. 82 Трудового кодекса РФ);
3. Уведомить службу занятости (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»);
4. Признать утратившей силу должностную инструкцию по переименованной должности и ввести в действие новую должностную инструкцию по новой должности;
5. Уведомить работника персонально и под подпись о том, что занимаемая им должность будет выведена из штатного расписания, а вместо нее будет включена новая должность, и предложить ему перевод на эту новую должность — не менее чем за два месяца (ст. 180 Трудового кодекса РФ);
6. В случае согласия работника на перевод оформить перевод:

• подписать дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе (ст. 72 Трудового кодекса РФ);
• оформить приказ о переводе (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
• произвести запись в бумажную трудовую книжку о переводе (при ее наличии) (ст. 66 Трудового кодекса РФ);
• передать сведения в СФР по форме ЕФС-1 о переводе (ст. 66.1 Трудового кодекса РФ);
• произвести отметку в личной карточке о переводе (если работодатель не отказался от ее ведения) (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

7. В случае отказа работника от перевода оформить письменный отказ (ст. 180, ст. 81 Трудового кодекса РФ):

• оформить приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником по п. 2 части первой ст. 81 Трудового кодекса РФ (ст. 84.1 Трудового кодекса РФ);
• произвести отметку в журнале учета приказов о приеме, увольнении, переводе (при его наличии);
• произвести запись в бумажной трудовой книжке (при ее наличии) об увольнении, произвести запись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них о выдаче работнику трудовой книжки (ст. 66 Трудового кодекса РФ, п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н);
• передать сведения в СФР по форме ЕФС-1 об увольнении (ст. 66.1 Трудового кодекса РФ);
• выдать работнику электронную трудовую книжку (форму СТД-Р) (если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки) (ст. 84.1 Трудового кодекса РФ);
• произвести отметку в личной карточке об увольнении (если работодатель не отказался от ее ведения) (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
• заполнить записку-расчет при увольнении (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
• выплатить гарантии и компенсации при увольнении по сокращению (ст. 178, ст. 127, ст. 140 Трудового кодекса РФ).

С более подробной информацией по вопросу можно ознакомиться в системе «Помощник кадровика: Эксперт» в справочном материале «Увольнение по сокращению», Гид. Профстандарты в работе кадровой службы, а также в консультациях:

• «При переименовании должности следует оформлять перевод работника».
• «Менять название должности в соответствии с профстандартом необязательно».
• «Переименовывать должность „менеджер по персоналу“ в соответствии с профстандартом необязательно».
• «Как правильно указать в штатном расписании должность специалиста по охране труда».
• «Изменения в кадровых документах при создании контрактной службы».
• «Если должность переименовывается в соответствии с профстандартом, то нужно оформить перевод работника».

Обоснование:

Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, проходят предварительные (при поступлении на работу) медицинские осмотры за счет средств работодателя (ст. 220 Трудового кодекса РФ).

При этом с работником сначала заключается трудовой договор (т. е. оформляется прием на работу), а затем работодатель выдает ему направление на прохождение медицинского осмотра (п. 8 Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, предусмотренных частью четвертой статьи 213 Трудового кодекса Российской Федерации, утвержденного Приказом Минздрава России от 28.01.2021 N 29н (далее — Порядок)).

При прохождении предварительного (при поступлении на работу) медицинского осмотра участие врача-психиатра является обязательным для всех категорий обследуемых (п. 12.3 Порядка).

Работники, осуществляющие отдельные виды деятельности, в том числе связанной с источниками повышенной опасности (с влиянием вредных веществ и неблагоприятных производственных факторов), а также работающие в условиях повышенной опасности, проходят также обязательное психиатрическое освидетельствование в Порядке, утвержденном Приказом Минздрава России от 20.05.2022 № 342н.

Перечень видов деятельности, при осуществлении которых проводится психиатрическое освидетельствование, утвержден Приказом Минздрава России от 20.05.2022 № 342н.

Освидетельствование работника проводится также на основании выданного работодателем направления.

Таким образом, необходимо различать:

• предварительный (при поступлении на работу) медицинский осмотр, в ходе которого обязателен осмотр врачом-психиатром,

и

• обязательное психиатрическое освидетельствование.

Это два совершенно разных осмотра.

В описываемой ситуации нельзя отказать работнику в приеме на работу, если он отказывается проходить психиатрическое освидетельствование, так как трудовой договор с ним уже заключен, т. е. прием на работу уже оформлен до направления на освидетельствование.

Однако в случае, если работник отказывается проходить обязательное психиатрическое освидетельствование или обязательный предварительный медосмотр, можно не допускать его к работе и применить к нему дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговора (ст. 192, ст. 193 Трудового кодекса РФ).

Если работник не прошел обязательное психиатрическое освидетельствование или обязательный медосмотр повторно, то его можно уволить по п. 5 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ (ст. 192, ст. 193 Трудового кодекса РФ).

С более подробной информацией по вопросу вы можете ознакомиться в системе «Помощник кадровика: Эксперт» в справочных материалах:

• «Медицинский осмотр работников».
• «Применение дисциплинарных взысканий».
• «Увольнение работника в связи с неоднократным неисполнением им своих трудовых обязанностей».
• «Гид. Пробелы в трудовом праве и исправление ошибок в кадровых документах».

Обоснование:

За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания (ст. 192 Трудового кодекса РФ):  

• замечание;
• выговор;
• увольнение по соответствующим основаниям.

К дисциплинарным взысканиям, в частности, относится увольнение работника по основанию, предусмотренному подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ (за прогул), то есть за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска вне зависимости от основания увольнения (ст. 127 Трудового кодекса РФ).  

Таким образом, работнику, увольняемому за прогул, также должна быть выплачена компенсация за неиспользованный отпуск.

При этом необходимо учитывать следующее.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается время отсутствия работника на работе без уважительных причин (в том числе время прогула) (ст. 121 Трудового кодекса РФ).

Следовательно, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении должна быть рассчитана без учета периода прогула, который не входит в стаж для отпуска.

Кроме того, увольняемый за прогул работник не может реализовать свое право на отпуск с последующим увольнением, поскольку увольнение по данному основанию является увольнением за виновные действия (ст. 127 Трудового кодекса РФ). 

В системе «Помощник кадровика: Эксперт» содержатся справки «Увольнение работника за прогул», «Алгоритм увольнения за прогул», «Выплаты при увольнении (кадровые аспекты)».

Оформите бесплатный пробный доступ к системе«Помощник кадровика: Эксперт»?

Обоснование:

В связи с тем, что при изменении системы оплаты труда в организации изменяются условия оплаты труда работников, работодателю необходимо соблюсти порядок изменения условий трудового договора (условий оплаты труда), определенный ст. 72, ст. 74 Трудового кодекса РФ.

В соответствии со ст. 74 Трудового кодекса РФ работодатель обязан сообщить каждому сотруднику о причинах и сути предстоящих изменений условий оплаты труда в письменной форме не позднее, чем за 2 месяца до их введения.

Изменения определенных сторонами условий трудового договора не должны ухудшать положение работника (ст. 74 Трудового кодекса РФ).

Если работник согласен на изменение условий оплаты труда, то по истечении 2 месяцев заключается дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий оплаты труда (ст. 72 Трудового кодекса РФ).

Дополнительное соглашение заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (ст. 72 Трудового кодекса РФ).

Если работник не согласен на изменение условий оплаты труда, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья (ст. 74 Трудового кодекса РФ).

Если у работодателя отсутствует работа, которую он может предложить работнику, либо работник отказывается от предложенной работы, трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ.

Помимо трудового договора, условия оплаты труда указываются в следующих документах организации:

• положение об оплате труда;
• штатное расписание;
• коллективный договор;
• иные документы, локальные акты организации.

Следовательно, при изменении системы оплаты труда (уменьшении, повышении тарифной ставки (оклада), надбавок, доплат, порядка их выплаты и т. д.) во все документы организации, которые содержат указание на условия оплаты труда, необходимо внести соответствующие изменения.

Работодатель принимает решение об изменении условий оплаты труда работников с учетом мнения соответствующего профсоюзного органа организации в порядке, предусмотренном ст. 372 Трудового кодекса РФ (ст. 371 Трудового кодекса РФ).

Изменение и дополнение коллективного договора производятся в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ для его заключения, либо в порядке, установленном коллективным договором (ст. 42 Трудового кодекса РФ).

Изменения во все документы вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

При этом в приказе конкретно указывается, с какого момента (даты) изменяется оплата.

Обратите внимание, что вводить в действие изменения работодатель может только по истечении двухмесячного срока предупреждения (ст. 74 Трудового кодекса РФ).

Итак, алгоритм действий сотрудника кадровой службы по оформлению изменений в оплате труда работников следующий:

1. Учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
2. Приказ (распоряжение) работодателя об изменении системы оплаты труда и внесении изменений в документы организации, касающиеся оплаты труда;
3. Уведомление работников об изменении оплаты труда;
4. Утверждение изменений в Положение об оплате труда, изменений в штатное расписание, изменений в коллективный договор;
5. Подписание дополнительных соглашений к трудовым договорам;
6. Ознакомление работников под подпись с Положением об оплате труда;
7. Внесение изменений в иные документы организации, которые содержат положения, регулирующие оплату труда;
8. Ознакомление работников под подпись с измененными документами, регулирующими вопросы оплаты труда, в случае, если положения таких документов связаны с трудовой деятельностью работников.

Еще больше информации по данному вопросу вы найдете в справочных материалах системы «Помощник кадровика: Эксперт»:

• «Обязательные условия трудового договора».
• «Изменение условий трудового договора».
• «Дополнительные соглашения к трудовому договору. Ученический договор».
• «Одностороннее изменение условий трудового договора».
• «Алгоритм оформления изменений условий трудового договора по инициативе работодателя».
• «Локальные акты организации».
• «Алгоритм изменения оплаты труда в штатном расписании (тарифной ставки (оклада), надбавки, заработной платы)».
• «Прекращение трудового договора в связи с отказом от продолжения трудовых отношений».
• «Алгоритм увольнения за отказ от продолжения работы в связи с изменением условий труда».

В системе «Помощник кадровика: Эксперт» также содержатся образцы документов:

• Уведомление об изменении в оплате труда.
• Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора.
• Дополнительное соглашение к трудовому договору.
• Приказ об изменении условий оплаты труда.
• Приказ (распоряжение) об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

Еще не работаете с системой «Помощник кадровика: Эксперт»?
Закажите бесплатный доступ!

Если работник не использовал ежегодный оплачиваемый отпуск (основной, дополнительный), то право на отпуск и количество дней отпуска не изымается и количество дней отпуска не уменьшается.

Иными словами, если сотрудник не смог по каким-то причинам отгулять отпуск за ненормированный режим работы ни в тот год, в который он должен был его получить, ни в следующий год (годы), то отпуск не сгорает, не пропадает.

Работодатель не имеет права изымать у работника право на отпуск и дни отпуска.

Документов, регламентирующих порядок сгорания, изъятия неиспользованных отпусков, законодательство РФ не содержит.

Таким образом, если сотрудник не смог использовать дополнительный отпуск за ненормированный режим работы продолжительностью 14 календарных дней, то этот отпуск у него не пропадает.

Право на использование отпуска и на количество дней отпуска у работника сохраняется.

В системе «Помощник кадровика: Эксперт» содержатся справки:

• «Дополнительный отпуск».
• «Предоставление отпуска».
• «Ненормированный рабочий день».

Оформите бесплатный пробный доступ к системе «Помощник кадровика: Эксперт»!