Помощник кадровика

Электронный кадровый документооборот на платформе «Работа в России»

Постановлением Правительства РФ от 13.05.2022 № 867 утверждены Правила функционирования единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (далее — Правила, ЕЦП).

В том числе Правилами определены особенности осуществления электронного кадрового документооборота в рамках ЕЦП.

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений, электронный кадровый документооборот (ЭКД) — это создание, подписание, использование, хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ст. 22.1 Трудового кодекса РФ).

Вести ЭКД, осуществлять взаимодействие между работником и работодателем можно с помощью (ст. 22.1 Трудового кодекса РФ):

• единой цифровой платформы «Работа в России»;
• информационной системы работодателя (далее — ИС работодателя).

Рассмотрим, что нужно знать работодателю по данному вопросу.

Общие положения о ЕЦП «Работа в России»

ЕЦП «Работа в России» состоит из федерального и регионального сегмента (п. 12 Правил).

Федеральный сегмент включает в себя такие подсистемы, как «Общероссийская база вакансий», «Интернет-портал „Работа в России“», «Личный кабинет соискателя (работника)», «Личный кабинет работодателя», «Электронный кадровый документооборот» и др. (п. 13 Правил).

Доступ к ЕЦП осуществляется через авторизацию в Единой системе идентификации и аутентификации (п. 9, п. 10 Правил).

Участниками ЕЦП являются не только работодатель и работник, но также и федеральные и региональные органы исполнительной власти, органы службы занятости, образовательные организации, кадровые агентства, общественные организации и профессиональные сообщества, реализующие проекты в сфере труда и занятости (п. 17 Правил).

Посредством ЕЦП «Работа в России» обеспечиваются создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником, лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (п. 60 Правил).

Иными словами, ЕЦП позволяет сторонам трудовых отношений вести ЭКД.

Подсистема ЕЦП «Электронный кадровый документооборот»

Взаимодействие работника и работодателя в ЕЦП происходит через подсистему «Электронный кадровый документооборот» (п. 61 Правил).

При этом доступ к электронным документам, созданным и подписанным посредством подсистемы «Электронный кадровый документооборот», для лиц, поступающих на работу, и работников может обеспечиваться в том числе посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) (Госуслуги) (п. 61 Правил).

Электронные документы создаются в соответствии с едиными требованиями к составу и форматам электронных документов (п. 62 Правил).

На настоящий момент такие требования еще не утверждены. Задача по их разработке и утверждению возложена на Минтруд, а также на Минцифры и Росархив.

При подписании электронных документов посредством единой цифровой платформы работодатель может использовать (п. 63 Правил):

• усиленную квалифицированную электронную подпись;
• усиленную неквалифицированную электронную подпись, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре электронного правительства.

В свою очередь, работник или лицо, поступающее на работу, могут использовать (п. 64 Правил):

• усиленную квалифицированную электронную подпись;
• усиленную неквалифицированную электронную подпись, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре электронного правительства;
• простую электронную подпись, ключ которой получен при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Электронные документы хранятся в подсистеме «Электронный кадровый документооборот» (п. 65 Правил).

Доступ к электронным документам имеют:

• лицо, поступающее на работу (работник) — через подсистему «Личный кабинет соискателя (работника)»;
• работодатель — через подсистему «Личный кабинет работодателя».

В процессе электронного документооборота на ЕЦП обеспечивается (п. 66 Правил):

• фиксация фактов получения лицом, поступающим на работу, работником и работодателем электронных документов;
• возможность выгрузки электронных документов;
• возможность взаимодействия единой цифровой платформы с информационной системой работодателя для автоматизированной выгрузки и загрузки электронных документов.

Более подробный регламент использования подсистемы «Электронный кадровый документооборот» также будет утвержден Минтрудом России.

Подробнее об ЭКД и особенностях его ведения в организации читайте в системе «Помощник кадровика: Эксперт» в справке «Электронный кадровый документооборот (ЭКД)».

У вас еще не установлена система «Помощник кадровика: Эксперт»?

Госорган дает разъяснение

Роструд о сроке рассмотрения заявления работника о переводе

Роструд отметил, что работник может самостоятельно проявить инициативу относительно своего перевода на другую работу (должность). Для этого работнику следует оформить письменное заявление о переводе, в котором указать:

• причины перевода;
• просьбу о переводе;
• должность и структурное подразделение, где он работает в данный момент;
• должность и подразделение, куда просит его перевести;
• желаемый срок перевода.

Правилами документооборота в организации может быть предусмотрено, что заявление направляется работником сначала непосредственному руководителю и в случае согласия визируется им. Также необходимо получить согласие руководителя подразделения, в которое желает перевестись работник.

В рассматриваемом обращении речь идет о том, что заявление работника о переводе рассматривается работодателем уже более 3 недель и решение по нему до сих пор не принято.

Действующим законодательством не предусмотрены сроки рассмотрения работодателем заявления работника о переводе на другую работу.

По мнению ведомства, работодатель должен рассмотреть заявление в максимально короткий либо разумный срок. При этом работодатель вправе утвердить порядок и сроки рассмотрения заявлений в локальном нормативном акте (ст. 8 Трудового кодекса РФ). Что понимается под разумным сроком, специалисты Роструда не пояснили. Законодательство также не содержит норм, определяющих понятие разумного срока.

По нашему мнению, в данном случае разумный срок — это такой срок, в течение которого работодатель может реально принять решение по требованиям (просьбам), содержащимся в заявлении работника. На практике этот срок может составлять, например, от 1 до 3 рабочих дней.

С учетом особенностей производственных процессов в организации работодатель вправе установить собственные сроки рассмотрения заявлений. При этом необходимо также учитывать, что в определенных случаях законодательством установлены конкретные сроки рассмотрения заявлений работников, которые работодатель изменить не вправе.

Подробнее см. в справке «Сроки подачи заявления работником».

При установлении порядка, сроков рассмотрения и принятия решения по заявлениям работников работодатель в качестве аналогии права может воспользоваться Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 (далее — Типовой регламент).

Так, в соответствии с п. 4.9 Типового регламента, документы рассматриваются в следующем порядке:

• документы, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;
• документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня.

В системе «Помощник кадровика: Эксперт» содержатся справки: «Изменение условий трудового договора», «Оформление заявления работника», «Регистрация документов».

Комментарий подготовлен
экспертом системы «Помощник кадровика: Эксперт»
Кочетовой Татьяной Сергеевной