Помощник кадровика

Кадровые документы теперь можно вести в электронном виде

Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ внесены изменения в Трудовой кодекс РФ. Работодатели получили право создавать, подписывать, использовать и хранить документы, связанные с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Данный процесс носит название электронного документооборота в сфере трудовых отношений (далее — электронный кадровый документооборот, ЭКД) и с 30 ноября 2021 года регулируется ст. 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ.

Что нужно знать работодателю об электронном кадровом документообороте?

— ЭКД не применяется в отношении бумажных и электронных трудовых книжек, приказов об увольнении, актов о несчастных случаях и документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда;

— вести ЭКД можно либо посредством портала «Работа в России», либо с использованием информационной системы работодателя;

— работник вправе отказаться от перехода на ЭКД, а впоследствии изменить свое решение;

— если у работника нет электронной подписи, расходы на ее получение несет работодатель;

— если в организации нет ЭКД, то в исключительных случаях (катастрофы, пожары, аварии и т. д.) допускается обмен электронными образами документов (скан-копии или фотографии);

— электронные кадровые документы хранятся в течение тех же сроков, что и их бумажные аналоги.

ЭКД обязателен для всех?

Переход на ЭКД является правом, а не обязанностью работодателя (ст. 22.2 Трудового кодекса РФ).

Если у работодателя нет желания и (или) возможности переходить на ЭКД, никаких штрафных санкций не последует.

Кадровый документооборот можно продолжать вести в прежнем виде — на бумажных носителях.

А если работник отказывается от перехода на ЭКД?

Важно! Если в организации ведется ЭКД (ст. 22.2 Трудового кодекса РФ):

— работодатель обязан проинформировать об этом лиц, принимаемых на работу (если у них уже есть трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021 года);

— ЭКД автоматически распространяется на лиц, впервые устраивающихся на работу с 1 января 2022 года (т. е. запрашивать у них согласие на ЭКД не нужно).

Переход на ЭКД возможен только с письменного согласия работника (лица, принимаемого на работу) (ст. 22.2 Трудового кодекса РФ).

Отсутствие согласия работника (в случае, когда его необходимо получить) (ст. 22.2 Трудового кодекса РФ):

— означает отказ работника от перехода на ЭКД;

— не может являться основанием для отказа в приеме на работу или для увольнения.

А что в системе?

В систему «Помощник кадровика: Эксперт» включена новая справка — «Электронный кадровый документооборот (ЭКД)», в которой рассмотрены все особенности и нюансы перехода на ЭКД: какие документы нужно оформить, как предупредить работников, как вести ЭКД и какие виды электронных подписей нужно использовать.

Как найти: раздел «Организация кадровой службы» — «Электронный кадровый документооборот (ЭКД)».