Помощник кадровика

Электронные кадровые документы скоро станут реальностью

На рассмотрение в Государственную Думу РФ внесен проект федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)».

О чём проект?

В соответствии с поправками Трудовой кодекс РФ предлагается дополнить новой статьей, посвященной регулированию кадрового электронного документооборота (далее — ЭКД).

В настоящее время работодатель самостоятельно выбирает форму ведения документов, связанных с работой:

— на бумажном носителе;

— или в электронном виде.

Однако трудовое законодательство РФ предусматривает около 30 видов кадровых документов, которые обязательно должны быть оформлены именно в письменном виде, либо работник должен быть ознакомлен с ними под подпись.

Это такие документы, как трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности и др.

Для того чтобы оптимизировать взаимодействие работодателей и работников, законопроект закрепляет возможность и механизмы ведения и использования документов, связанных с работой, в электронном виде.

При этом предусмотрено, что такие документы не будут дублироваться на бумаге.

В чём преимущество ЭКД?

• Будет больше возможностей для удаленного трудоустройства, в том числе из других регионов.

• Повысится оперативность оформления официальных трудовых отношений.

• Работники смогут быстрее получать данные от работодателя для государственных, муниципальных, банковских и иных услуг.

Как будет происходить переход на ЭКД?

Работодатель будет уведомлять работников и лиц, поступающих на работу, о переходе на ЭКД.

Работники, в свою очередь, будут вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде.

ЭКД будет осуществляться посредством:

— федеральной государственной информационной системы «Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России»;

— иной информационной системы, позволяющей обеспечить подписание электронного документа, его хранение, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

При подписании электронных документов будет использоваться электронная подпись.

Когда начнется переход на ЭКД?

Планируется, что поправки в Трудовой кодекс РФ вступят в силу 16 ноября 2021 года, однако также будет предусмотрен переходный период для того, чтобы работодатели смогли подготовить соответствующее программное обеспечение.

Напомним, что в настоящее время в Российской Федерации проводится эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе (ст. 1 Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»).

Подробнее об эксперименте читайте в системе «Помощник кадровика: Эксперт», в справке «Кадровое делопроизводство».